Hướng dẫn sử dụng điện thoại VoIP cho doanh nghiệp mới
Việc tối ưu hóa hệ thống liên lạc trong doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu quả làm việc và giảm chi phí vận hành. Điện thoại VoIP (Voice over Internet Protocol) đang trở thành giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp mới nhờ tính linh hoạt, tiết kiệm và khả năng tích hợp vượt trội. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng điện thoại VoIP, từ khái niệm cơ bản, thiết bị cần thiết, cách thiết lập cho đến mẹo tối ưu để doanh nghiệp của bạn vận hành hiệu quả hơn.
Điện thoại VoIP là gì?
Điện thoại VoIP là hệ thống liên lạc sử dụng giao thức truyền giọng nói qua Internet thay vì đường dây điện thoại truyền thống (PSTN). Thay vì phụ thuộc vào các nhà cung cấp viễn thông cố định, VoIP cho phép người dùng thực hiện cuộc gọi thông qua kết nối Internet, giúp giảm chi phí đáng kể, đặc biệt với các cuộc gọi đường dài hoặc quốc tế.
Điểm nổi bật của điện thoại VoIP nằm ở tính linh hoạt. Bạn có thể sử dụng nó trên nhiều thiết bị như điện thoại bàn IP, máy tính, hoặc thậm chí là smartphone thông qua các ứng dụng chuyên dụng. Ngoài ra, VoIP còn hỗ trợ nhiều tính năng hiện đại như chuyển tiếp cuộc gọi, hội nghị truyền hình, tích hợp với phần mềm quản lý khách hàng (CRM), điều mà hệ thống điện thoại truyền thống khó có thể đáp ứng.
Đối với doanh nghiệp mới, điện thoại VoIP không chỉ là công cụ liên lạc mà còn là giải pháp chiến lược giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tăng cường sự kết nối với khách hàng và tối ưu hóa nguồn lực nội bộ.
Các thiết bị cần thiết để sử dụng điện thoại VoIP
Để triển khai hệ thống điện thoại VoIP, doanh nghiệp cần chuẩn bị một số thiết bị và điều kiện cơ bản sau:
1. Kết nối Internet ổn định
- Đây là yếu tố quan trọng nhất. Tốc độ Internet tối thiểu nên từ 100 Kbps cho mỗi cuộc gọi để đảm bảo chất lượng âm thanh tốt. Với doanh nghiệp có nhiều người dùng cùng lúc, băng thông cần cao hơn, lý tưởng là từ 10 Mbps trở lên.
2. Thiết bị đầu cuối
- Điện thoại IP: Đây là loại điện thoại chuyên dụng cho VoIP, có thể kết nối trực tiếp với mạng Internet thông qua cổng Ethernet.
- Máy tính hoặc smartphone: Nếu không muốn đầu tư vào điện thoại IP, bạn có thể cài đặt phần mềm VoIP (softphone) như Zoiper, Skype, hoặc RingCentral trên các thiết bị này.
- Tai nghe (headset): Đối với nhân viên thường xuyên gọi điện, tai nghe chất lượng cao sẽ cải thiện trải nghiệm liên lạc.
3. Tổng đài VoIP (PBX)
- Có thể sử dụng tổng đài vật lý (On-Premise PBX) đặt tại văn phòng hoặc tổng đài ảo (Cloud PBX) trên nền tảng đám mây. Tổng đài ảo thường được các doanh nghiệp mới ưa chuộng nhờ chi phí thấp và dễ quản lý.
4. Nhà cung cấp dịch vụ VoIP
Bạn cần đăng ký dịch vụ từ các nhà cung cấp uy tín như Vonage, 8×8, hoặc các đơn vị trong nước để có số điện thoại VoIP và hỗ trợ kỹ thuật.
5. Thiết bị mạng
- Router hoặc switch hỗ trợ QoS (Quality of Service) để ưu tiên băng thông cho các cuộc gọi VoIP, đảm bảo âm thanh không bị gián đoạn.
- Chuẩn bị đầy đủ các thiết bị này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn sẵn sàng triển khai hệ thống điện thoại VoIP một cách suôn sẻ.
Cách thiết lập hệ thống điện thoại VoIP
Việc thiết lập hệ thống điện thoại VoIP không quá phức tạp nếu bạn làm theo các bước sau:
1. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ
- So sánh các gói dịch vụ VoIP dựa trên chi phí, tính năng (như ghi âm cuộc gọi, số máy lẻ), và hỗ trợ kỹ thuật.
- Đăng ký và nhận số điện thoại VoIP hoặc chuyển số hiện có sang hệ thống mới.
2. Cài đặt thiết bị
- Nếu dùng điện thoại IP, kết nối thiết bị với mạng Internet qua cổng Ethernet và cấu hình theo hướng dẫn của nhà cung cấp.
- Với softphone, tải ứng dụng về máy tính hoặc điện thoại, đăng nhập bằng tài khoản được cấp từ nhà cung cấp.
3. Cấu hình tổng đài VoIP
Đối với tổng đài ảo, bạn chỉ cần truy cập giao diện quản lý trực tuyến để thiết lập số máy lẻ, quy tắc chuyển tiếp cuộc gọi, và cài đặt voicemail. Với tổng đài vật lý, cần kỹ thuật viên để cài đặt phần cứng và phần mềm tại chỗ.
4. Kiểm tra hệ thống
Thực hiện các cuộc gọi thử để kiểm tra chất lượng âm thanh, khả năng kết nối, và các tính năng như chuyển cuộc gọi hay hội nghị. Đảm bảo mạng Internet không bị nghẽn để tránh tình trạng giật lag.
Mẹo tối ưu khi sử dụng điện thoại VoIP
Để khai thác tối đa tiềm năng của điện thoại VoIP, dưới đây là một số mẹo hữu ích mà doanh nghiệp mới nên áp dụng:
- Ưu tiên chất lượng mạng:Sử dụng mạng có dây (Ethernet) thay vì Wi-Fi cho các thiết bị VoIP để đảm bảo kết nối ổn định. Thiết lập QoS trên router để ưu tiên băng thông cho VoIP, tránh bị ảnh hưởng bởi các hoạt động khác như tải file hay xem video.
- Tận dụng tính năng nâng cao: Kích hoạt voicemail-to-email để nhận tin nhắn thoại qua email, giúp không bỏ lỡ thông tin quan trọng. Sử dụng hội nghị truyền hình (video conferencing) để họp trực tuyến với đối tác hoặc nhân viên từ xa.
- Bảo mật hệ thống: Đặt mật khẩu mạnh cho tài khoản VoIP và tổng đài. Mã hóa dữ liệu cuộc gọi (encryption) để ngăn chặn nghe lén, đặc biệt nếu bạn sử dụng dịch vụ qua đám mây.
- Theo dõi và tối ưu chi phí: Kiểm tra hóa đơn hàng tháng để đảm bảo không phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Tận dụng các gói gọi nội địa hoặc quốc tế miễn phí từ nhà cung cấp VoIP.
- Nâng cấp định kỳ: Cập nhật phần mềm VoIP thường xuyên để cải thiện hiệu suất và bảo mật. Xem xét mở rộng hệ thống (thêm máy lẻ, tính năng) khi doanh nghiệp phát triển.
Cung cấp điện thoại IP Yealink chính hãng, giá tốt
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm cho mình một giải pháp điện thoại nhưng vẫn băn khoăn chưa biết lên giải pháp như thế nào cho phù hợp thì đừng ngần ngại nhấc máy lên gọi ngay đến Du Hưng để được tư vấn và hỗ trợ đưa ra giải pháp phù hợp nhất.
Mọi thông tin chi tiết và thắc mắc vui lòng liên hệ đến Hotline 0937550075 để được hỗ trợ tốt nhất.
Là đơn vị cung cấp lắp đặt điện thoại IP uy tín đồng thời là nhà phân phối chính thức thương hiệu Yealink, Du Hưng cam kết đem đến cho quý khách hàng những giải pháp liên lạc phù hợp với chi phí cạnh tranh và tối ưu nhất. Du Hưng hiện là nhà phân phối chính thức của nhiều thương hiệu điện thoại IP chất lượng nổi tiếng thế giới do đó bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng sản phẩm cũng như chế độ bảo hành sau mua.
Các mẫu Điện thoại IP sử dụng công nghệ VoIP cung cấp khả năng kết nối linh hoạt và tính di động cao mà bất kỳ doanh nghiệp hiện đại nào ngày nay đều cần. Trên đây là thông tin chi tiết các mẫu điện thoại Yealink mà Du Hưng đang cung cấp, để biết thêm thông tin chi tiết vui lòng gọi ngay đến Hotline 02873000246 để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất.
Xem thêm: Cung cấp lắp đặt điện thoại Yealink uy tín tại TP.HCM
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG
TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM
HÀ NỘI: 21A3, 67/61 Phùng Khoang, P.Trung Văn, Q,Nam Từ Liêm, Hà Nội
Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn
Phone：028-7300-0246
Email: info@duhung.vn
